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Preventivo e fattura sono spesso confusi. Spieghiamo cosa li distingue, quando emetterli, la validità legale e le regole IVA in Italia 2026.
Preventivo e fattura sono i due documenti più frequenti nella vita di freelancer, artigiani e piccole imprese. Vengono spesso confusi, ma rappresentano due momenti opposti del rapporto col cliente: la trattativa e la conclusione. Sapere quando emettere uno o l'altra evita errori fiscali, ritardi nei pagamenti e contestazioni.
Il preventivo è un'offerta commerciale scritta. Indica le voci di lavoro, le quantità, i prezzi unitari, il totale, eventuali sconti, l'IVA applicata e le condizioni proposte. Non genera obblighi fiscali fino a quando non viene accettato e il lavoro viene svolto.
La fattura è il documento fiscale che certifica una vendita o una prestazione effettuata. Genera l'obbligo di versamento IVA e va emessa secondo regole precise (numerazione progressiva, dati fiscali completi, tracciamento elettronico via SDI per la maggior parte dei soggetti).
| Elemento | Preventivo | Fattura |
|---|---|---|
| Quando emetterlo | Prima del lavoro | Dopo il lavoro |
| Obbligo IVA | No | Sì |
| Modificabile | Sì | No (nota di credito) |
| Numerazione | Consigliata | Obbligatoria |
| Conservazione | Discrezionale | Obbligatoria 10 anni |
| Validità legale | Vincolante se accettato | Documento fiscale |
Quando il cliente accetta un preventivo, anche solo via WhatsApp o email, si genera un contratto a tutti gli effetti. Il professionista è obbligato a rispettare prezzo e tempi indicati. Per questo è fondamentale che il preventivo sia chiaro, datato e numerato — anche se non c'è obbligo fiscale.
L'accettazione via messaggio (anche un semplice OK su WhatsApp) costituisce prova legale. Conserva sempre la conversazione di accettazione assieme al PDF del preventivo.
L'IVA va sempre indicata in modo trasparente. In Italia le aliquote tipiche sono 22% (standard), 10% (ristrutturazioni edilizie con detrazione, alimentari, alcuni servizi) e 4% (alimentari di prima necessità). Per molti professionisti che lavorano in regime forfettario, il preventivo NON riporta IVA ma una dicitura specifica.
Un buon flusso operativo riduce errori e velocizza l'incasso. Previo automatizza la prima metà di questo ciclo: descrivi a voce o in chat, ricevi il PDF, lo invii al cliente. Una volta accettato, lo trasformi in fattura sul tuo gestionale o software di fatturazione elettronica con i dati già pronti.
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